Equipe

Ninguém faz um evento sozinho!
É preciso contar com uma equipe disposta e motivada. O líder deverá ter em mente as diferenças e valores de cada um e aproveitar o que cada participante tem de melhor. Promovam um encontro semanal de todos (no mínimo) para decisão de pautas previamente montadas bem como solução das pendências e ajustes no decorrer do percurso. 

DICA FERNANDES: Saiba que problemas e conflitos virão, será preciso manter o equilíbrio emocional e ter em mente que o que realmente importa  é o sucesso do evento, as diferenças se resolvem depois.

Programação

Evite marcar atividades nos 3 períodos (manhã, tarde e noite)!
Para os inscritos fica cansativo, diminui o aproveitamento e os conferencistas se sentem desprestigiados.
Sugerimos Cursos em um período do dia e Palestras em outro.
Importante trazer alguém de fora, mas não se esqueça da “prata da casa” é politicamente correto.

DICA FERNANDES: não se esqueça de promover dois intervalos (um de manhã outro a tarde) de pelo menos 20 minutos para que os expositores sejam visitados e os participantes possam espairecer um pouco.

Local

O ideal é que exista um auditório principal para realização das palestras e salas de apoio próximas, para os cursos.
É preciso prever banheiros, estacionamento, segurança e sinalização.
Importante que os locais sejam fixos sem grandes mudanças, isso criará um fator complicador para os expositores.

DICA FERNANDES: Informe todos os colaboradores (faxineiras e seguranças) que o evento irá ocorrer, para que abasteçam os banheiros e não sejam pegos de surpresa em pleno final de semana onde o efetivo é menor.

Divulgação

A melhor comunicação é através de cartazes, tem baixo custo e comunica bem.
Os cartazes não devem ter informações demais, fazer constar apenas-:
•    Temas das palestras / cursos
•    Nomes e origem dos conferencistas
•    Datas (mencione o dia da semana entre parênteses)
•    Locais
•    Telefones, site e contato para informações e inscrições
•    Logomarca dos Patrocinadores
Folders também ajudam, mas só se forem postados pelo correio ou tiver um responsável por sua distribuição em Clinicas, Faculdades etc.

DICA FERNANDES: um site também ajuda, principalmente se for previsto um espaço para pré-inscrições com dados do interessado para contato posterior.

Expositores

São aqueles parceiros que primeiramente confiam na organização do evento, pois são convidados a investir recursos, antes mesmo do evento se viabilizar.
Portanto merecem atendimento diferenciado.
Destaque um Membro da comissão organizadora para negociar e acompanhar os expositores durante todo o evento.
Será preciso prever-:
•    mesas para exposição de produtos
•    cadeira
•    local para guardar os produtos ao final do dia de trabalho
•    segurança

DICA FERNANDES:é preciso dar visibilidade ao Expositor parceiro, não monte a área de exposição em salas fechadas, isso é um grande erro e não lhe trará retorno.

Coffee Break

O ideal é terceirizar! Use uma parte da verba de patrocínio para essa despesa.
É o momento mais esperado pelo expositor e ele deverá estar bem próximo desse público. Não se esqueça de prever os descartáveis: copos, guardanapos, saches de açúcar, etc

DICAS FERNANDES: Sejam criativos, frutas e sucos naturais são uma boa opção e custam pouco.

Pós – Evento

Faça uma reunião de avaliação e aí sim podem “lavar roupa suja”.
Deixem uma ata pronta para a próxima comissão organizadora destacando os pontos fortes e fracos do evento.

DICA FERNANDES: Envie carta de agradecimento aos conferencistas, parceiros e expositores. Isso pavimentará futuras parcerias.